Livelink, a ferramenta de relacionamento da ABNT

Encontrar atas, projetos, documentos e tudo o que acontece em uma reunião sem ter presenciado o encontro. Essa é a função do Livelink, considerado um gerenciador de conteúdo e colaboração via internet.

A partir do sucesso internacional da ferramenta, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), em parceria com a International Organization for Standardization (ISO), tornou possível o uso do Livelink no Brasil. O sistema passou a ser adotado em setembro de 2007 e os responsáveis pela evolução do aplicativo no país são o consultor de tecnologia da informação Cristiano de Almeida Curcio e a coordenadora de programas de normalização Patricia Roberta dos Santos Barucco, que trabalham na ABNT, em São Paulo, na gerência do processo de normalização.

Segundo eles, a ferramenta é utilizada para acompanhar os trabalhos dos comitês da ABNT. "Todos os projetos de normas serão feitos por meio do Livelink. Documentos de trabalho da comissão de estudo, como atas, projetos, ou outro tipo de anotação que será posteriormente consultada são disponibilizados no Livelink", explicou Patricia.

O Livelink permite que grupos trabalhem de forma integrada facilmente nos projetos em desenvolvimento sem a necessidade da presença física. O sistema on line permite acompanhar os passos e tarefas envolvidas, já que provê um ambiente colaborativo que pode suportar qualquer número de usuários, sistemas, ou localizações. O sistema também possui uma ferramenta de notificação automática que avisa por e-mail todas as modificações e inclusões ocorridas no ambiente de trabalho da comissão.

Com apenas um browser Web e uma senha, é possível trabalhar de qualquer parte do mundo e utilizar as ferramentas Livelink para projetos colaborativos, pesquisa, workflow, gerenciamento de documentos e discussões. O aplicativo também utiliza processadores de texto convencionais.

"O Livelink que utilizamos no Brasil fica hospedado na ISO, e eles são responsáveis pela manutenção, backup, entre outras funções", disse Cristiano Curcio. "A ABNT disponibiliza a ferramenta para que as comissões possam trabalhar, agilizar e dar transparência ao processo de normalização, explicou.

Inovação do processo de normalização brasileira

Todos os comitês técnicos devem utilizar a ferramenta Livelink e sua implantação está sendo coordenada progressivamente pela ABNT. "Primeiro se estabelece a estrutura que cada comitê possui. Na seqüência, acontece o treinamento do Chefe de Secretaria e, depois, das comissões como um todo", conta Patricia.

Dos 56 comitês brasileiros existentes na ABNT, 23 já utilizam o Livelink. Além deles, todos os Organismos de Normalização Setorial, os ABNT/ONS, já se beneficiam da mobilidade e agilidade oferecida pelo aplicativo. Em menos de um ano de funcionamento, o número de usuários aumentou cinco vezes, passando dos primeiros 880 para cerca de 4 mil usuários. Os dados atualizados são de 14 de julho deste ano. O número de documentos incluídos na ferramenta também se multiplicou: passou de 955 para 10.584, mais de 11 vezes o volume inicial.

A propagação do sucesso da ferramenta acontece tanto em treinamentos ministrados por Cristiano e Patricia como por outra tão antiga quanto eficiente "ferramenta": o boca-a-boca. "Vamos até cada comissão e fazemos um treinamento. Neste dia, fazemos uma apresentação, mostramos como são as pastas, geralmente fechadas, com acesso apenas àqueles da comissão interessados em participar daquele assunto. Explicamos os níveis de permissão que são subdivididos em membros participantes, conhecidos como "P" e membros observadores, que são os "O". Os participantes podem editar ou incluir documentos, participar de fóruns de discussão, tarefas e utilizar todas as ferramentas disponíveis no Livelink. Já o observador pode ler o documento, mas não pode inserir dados ou tentar modificá-los. Oferecemos login e senha e salientamos a importância do termo de confidencialidade", explicou Cristiano.
Para participar do Livelink, o interessado deve mandar um email para cadastrolivelinkabnt@abnt.com.br, e solicitar seu login e sua senha. “O Livelink é a ferramenta de relacionamento da normalização brasileira”, afirma Patricia. Cristiano Curcio conta que as palestras sobre a ferramenta acontecem em São Paulo e no Rio de Janeiro. As comissões são convidadas a participar do Livelink e, ao demonstrar interesse, são inseridos no sistema. Algumas comissões têm pessoas que cuidam exclusivamente do sistema de inserção de informações da comissão. Mas o cadastramento de usuários cabe ao Chefe de Secretaria do Comitê e a liberação de login apenas a Curcio e Patricia.

Para que possa conhecer e participar ativamente do Livelink, o interessado pode acessar o site http://abnt.iso.org/livelink/livelink. Lá, o usuário vai encontrar uma área aberta, considerada de acesso público, que possui alguns locais de livre acesso. Outros espaços exigirão login e senha. O uso do aplicativo é gratuito e o interessado deve solicitar o acesso, mencionando a qual comissão ele pretende participar. A partir da criação do cadastro, o usuário pode ter acesso a quantas comissões desejar. O acesso é liberado, desde que o usuário assuma o compromisso de confidencialidade. "Isso é para garantir que a pessoa não colocará propaganda ou algum material ofensivo, ou ainda vai utilizar algum documento que não seja para a normalização. A partir do aceite do termo de confidencialidade, o usuário recebe login e senha e pode acessar livremente o Livelink.

Agenda de eventos

Palestra: “A normalização brasileira e suas novas ferramentas de trabalho”
Temas abordados: Processo de normalização brasileira; Cenário atual da normalização brasileira; Inovação do processo de normalização; Novas tecnologias: Livelink ABNT
Duração da palestra: 3h
Horários: 09h30 às 12h30 e 14h30 às 17h30 (Rio de Janeiro e São Paulo – todos os dias)
Palestrantes: Cristiano de Almeida Curcio e Patricia Roberta dos Santos Barucco

Rio de Janeiro
Datas: 25, 26, 28 e 29 de agosto
Local: ABNT – Av. 13 de Maio, 13 – 27° andar – Auditório – Rio de Janeiro/RJ

São Paulo
Datas: 29 de julho, 07 e 22 de agosto, 03 e 10 de setembro
Local: ABNT – Rua Minas Gerais, 190 – São Paulo/SP